1、盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等,整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时,如某份文件须说明的内容较复杂,目录备注项中填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
2、整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,谁整理就填谁,以明确责任。
3、检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名,以示对整理质量的监督检查。
4、日期:填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。