谁有物业公司档案管理制度

4.1.3  档案编号：档案盒编号—序号
例如：SD—XZ—  舜德物业—行政
4.2  各类档案的归档要求：
4.2.1  档案的归档范围：
a.  凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。
b.  下列文件不必归档：
①  重复文件;
②  临时性文件;
③  仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件;
④  未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件;
⑤  一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。
4.2.2  纸质档案归档要求：
4.2.2.1  文件、资料名称
a  在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：
①  责任者(编制或使用单位)
②  事由(问题)
③  文种
b  文件名称示例：
责任者  事由  文种
××部门/服务中心  电梯维保  合同
c  如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括话【  】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。
4.2.2.2  纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准
a  记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。
b  记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。
c  在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本(第一联)。
d  用热敏纸接收的传真文件要复印保存。
e  使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。
f  如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。
g  外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上;有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。
h  《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。
i  文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。
j  填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。
k  本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业  服务有限公司;分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管;同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。
4.2.2.3文件、档案立卷归档标准
a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。
b一般以每份文件单独计算为一件;报表、名册、图册等，一册/本为一件。

文档管理人员专职负责管理处所有文件（通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要）及资料（技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等）的存档、收集和保管。
   任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
     属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
   职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
     文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。
   要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。
     希望答案对你有帮助

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。